Lettre de prospection réussie

Bien que le téléphone reste le moyen principal d’atteindre vos clients potentiels, vous serez souvent dans l’obligation d’écrire une lettre de prospection. Une solide lettre de prospection peut renforcer votre message de ventes, améliorer de manière considérable l’image de votre société aux yeux du client potentiel, et vous permettre d’avoir un pied dans la porte. Une lettre inefficace, fera perdre à votre client son intérêt pour votre produit ou service, et peut facilement vous coûter un compte.
Les lettres de prospection ont tendance à être classées selon trois catégories -- les lettres de présentation; les lettres de relance; et les lettres d’accompagnement des produits de présentation. Ainsi que leur nom l’indique, les lettres de présentation sont utilisées afin de vous présenter à un client potentiel et de lui faire savoir que vous allez le contacter à un certain jour et une certaine heure. Les lettres de relance servent à renforcer une question qui s’est posée lors d’un contact précédent ; il peut s’agir d’une conversation téléphonique ou d’une rencontre personnelle. Les lettres d’accompagnement sont envoyées comme partie intégrante d’un paquet plus grand, et informent le lecteur de ce qu’il doit rechercher dans ce paquet.
Cliquez sur les conseils suivants qui vous aideront à élaborer des lettres de prospection réussies:
• Parlez de votre client, Pas de Vous
• Informez ou Rappelez au Lecteur Qui Vous Etes
• Utilisez des Points Vignettes
• Terminez la lettre par une Action
• Faites en sorte que votre lettre soit brève
• Montrez que vous ‘Comprenez’ leur Société
• Utilisez des Statistiques
• Offrez des Idées
• Faites relire votre lettre par quelqu’un
Parlez de votre Client, Pas de Vous
Le mot le moins engageant d’une lettre de prospection est "Je" et le mot le plus efficace est "vous". Ne commencez jamais une lettre par "Je" car il est probable que les lecteurs n’arriveront pas jusqu’au deuxième mot. Il s’agit de vendre des avantages – vos clients potentiels ne s’intéressent pas aux caractéristiques de votre produit ou service, mais à la façon dont vos produits ou services peuvent leur être utiles. Modifier la phrase "Je peux former vos représentants de service aux toutes dernières techniques de satisfaction" en "Le ratio de plainte de votre clientèle se réduira en formant vos représentants aux toutes dernières techniques de satisfaction".
Informez ou Rappelez au Client Qui Vous Etes
Dans de nombreux cas, il est nécessaire de commencer une lettre par une présentation brève rappelant qui vous êtes et ce que vous faites. Il s’agit d’un élément de base d’une lettre de présentation, mais si vous avez déjà contacté cette personne, l’informer de qui vous êtes rétablira le contact. Par exemple, "C’était un plaisir de discuter avec vous jeudi dernier. Acme Partners est une agence de publicité qui peut vous aider à stimuler le trafic sur votre site Web par une campagne de bannière publicitaire personnalisée".
Utilisez des Points Vignettes
Le corps de votre lettre devrait contenir au moins trois points essentiels, différenciés par des points vignettes. Les lecteurs aiment les points vignettes car ceux-ci facilitent la lecture de la lettre. En tant que rédacteur/vendeur, vous avez l’avantage de pouvoir diriger votre lecteur dans la direction des questions importantes que vous désirez souligner.
Terminez par une Action
Quel est le résultat que vous attendez de votre lettre ? Recherchez-vous une rencontre personnelle ? Répondez-vous à des questions soulevées lors d’une réunion précédente ? Voulez-vous apporter davantage d’informations à votre client potentiel? Avez-vous besoin d’obtenir un contrat signé ? Vous devez clore votre lettre en demandant une action spécifique et quantifiable. Par exemple "Je vous contacterai mardi 18 novembre à 10h du matin afin de fixer un rendez-vous" ou "Veuillez renvoyer le contrat ci-joint le vendredi 12 décembre, ou contactez-moi si vous avez des questions".
Faites en sorte que votre Lettre soit Brève
Il est rare que quelqu’un continue la lecture après la première page, par conséquent, maintenez la longueur de votre lettre à une page. De nombreux lecteurs recherchent immédiatement la signature au bas de la page afin de déterminer de qui provient la lettre. Ecrire une lettre d’une seule page vous forcera également à être bref/brève, car une longue lettre incohérente est inefficace.
Montrez que vous ‘Comprenez’ leur Société
Vous gagnerez immédiatement leur confiance si vous montrez que vous comprenez les caractéristiques de leur société. Ceci s’avère particulièrement important lorsque vous essayez d’atteindre une grande société cliente. Mentionnez brièvement leur marque, leur image, et leurs besoins. Par exemple: "Acme possède une réputation de fournir un service supérieur et de se concentrer sur les besoins de sa clientèle" ou "Il y a un cachet énorme à posséder un Ajax Widget".
Utilisez des Statistiques
Appuyez vos déclarations avec des statistiques. Cela démontre que vous comprenez les questions relatives à leur entreprise, tout en prouvant que votre produit ou service peut résoudre un problème. Cela donne également à votre client potentiel une raison de soutenir votre produit ou service au sein de la société. Par exemple, lors d’une présentation auprès d’une société cliente, une société de formation par logiciel pourrait annoncer: « D’après Acme Research Associates, l’utilisateur d’ordinateurs moyen perd plus de 100 heures par an à essayer de comprendre comment fonctionnent certaines tâches ».
Offrez des Idées
Votre lettre de prospection représente, par nature, une proposition de vente très brève, par conséquent vous devez montrer que vous pensez aux besoins de votre client. Vous pouvez hésiter avant d’ajouter vos meilleures idées dans votre lettre, par peur que votre client ne les utilise, sans pour autant engager les services de votre société. C’est une erreur. En ajoutant vos idées dans votre lettre, vos clients auront l’impression qu’ils ont déjà obtenu quelque chose, et que vos produits ou services leur seront utiles. Ce qui est plus important est le fait que vous démontrerez que vous êtes créatif/créative, compétent(e), et que les meilleurs intérêts de votre client constituent votre priorité.
Faites Relire votre Lettre par Quelqu’un
Avant d’envoyer votre lettre, faites-la relire par quelqu’un d’autre. Cela vous aidera à déterminer si votre lettre est claire et si votre message est bien transmis. Demandez également à la personne de chercher des erreurs typographiques; vous ne voulez pas perdre un compte à cause d’un mot mal orthographié ou de toute autre faute d’inattention.